Aufgaben der Schulpflege

Gemeindehaushalt

Allgemeines

Als Träger der Volksschule kommen die Gemeinden, resp. die Schulgemeinden auch primär für deren Kosten auf. Zu diesem Zweck erheben sie Gemeindesteuern. Der Staat (Kanton) übernimmt 20% der vom Kanton ausbezahlten Lehrer- und Schulleitungslöhne gestützt auf die zugewiesenen Vollzeiteinheiten (VZE). Zudem entrichtet der Kanton Staatsbeiträge an das Führen von kommunalen Sonderschulen, an die integrierte Sonderschulung, an Schulen mit einem hohen Anteil von Fremdsprachigen und an die Schulung von Kindern aus dem Asylbereich. Das Volksschulamt orientiert regelmässig über die Staatsbeiträge mit Merkblättern und stellt die nötigen Formulare für die Gesuche bereit. → vsa.zh.ch > Schulrecht & Finanzen > Staatsbeiträge

Im Rahmen des Finanzausgleichs wird der Schulbereich direkt durch die Anteile der Schulgemeinden am Ressourcenausgleich und indirekt durch den demografischen Sonderlastenausgleich für Einwohner unter 20 Jahren berücksichtigt. Gefährdet eine Gemeinde die Chancengleichheit, indem sie die zugeteilten Vollzeiteinheiten unter- oder überschreitet, kann der Kanton intervenieren (§ 66 VSG). Möglich ist das Sponsoring durch Dritte (§ 67 VSG).

Rechtsgrundlagen

Die Schulpflege ist für die Gemeindefinanzen (Finanzplanung, Budgetierung, Rechnungsabschluss) und für den zweckmässigen, rechtmässigen und effizienten Einsatz der Mittel verantwortlich. Die Ausgabenkompetenzen innerhalb der Gemeinde werden in der Gemeindeordnung festgelegt.

Die Rechnungsführung (Buchhaltung) wird in ganz kleinen Schulgemeinden teilweise noch vom Finanzvorstand selbst geführt, in anderen von der Schulverwaltung. Mancherorts wird sie an die Verwaltung der Politischen Gemeinde übertragen (§ 16 GG).

Die Haushaltkontrolle zu Handen der Gemeindeversammlung oder der Schulgemeindeversammlung übt die Rechnungsprüfungskommission (RPK) der Politischen Gemeinde aus. In Kreisgemeinden der Sekundarstufe bestimmt die Gemeindeordnung, welche RPK zuständig ist. Die Kontrolle der RPK beschränkt sich in der Regel auf die finanzpolitische Kontrolle, während für die finanztechnische Kontrolle professionelle Fachkenntnisse erforderlich sind. Deshalb erfolgt die finanztechnische Prüfung meist durch ein externes Kontrollorgan.

Spezielles

Die Haushaltführung ist ein Spezialgebiet, das einige fachliche Anforderungen an Mitglieder einer Milizbehörde stellt. Wenn Sie Finanzvorstand sind, verlangt dies ein vertiefteres Wissen und/oder die Mitwirkung von entsprechenden Fachleuten in der Verwaltung. Gesetzliche Grundlagen bilden das Gemeindegesetz (GG) in den §§ 84–150 und die Verordnung über den Gemeindehaushalt (VGH). Das Gemeindeamt gibt das Handbuch über das Rechnungswesen der zürcherischen Gemeinden heraus (die jeweils aktuellste Fassung ist im Internet unter www.gaz.zh.ch zum Herunterladen bereit).

Weitere Aufschlüsse bietet der Kommentar zum Zürcher Gemeindegesetz. Für die Finanzverantwortlichen der Gemeinde bietet das Gemeindeamt regelmässig Einführungs- und Weiterbildungskurse an (gaz.zh.ch > Gemeinde & Finanzen > Behördenschulung).

Erweiterte Kenntnisse benötigt auch die Präsidentin oder der Präsident, insbesondere in eigenständigen Schulgemeinden, die jeweils mit der Politischen Gemeinde den Steuerfuss aushandeln muss. In der Einheitsgemeinde, in der die Budgetkompetenz beim Gemeinderat liegt, ist der Präsident/die Präsidentin meist Mitglied des Gemeinderates, trägt die Verantwortung für das ganze Gemeindebudget mit und muss sich dafür einsetzen, dass die Schule die nötigen Mittel erhält.

Die Schulpflegerin und der Schulpfleger, die nicht das Amt des Finanzvorstandes innehaben, benötigen das spezifische Fachwissen nicht, dies gilt auch für die Schulleitungen, denen finanzielle Befugnisse übertragen sind. → Finanzielle Führung der Schule

Trotzdem sollten sie von den Finanzen auch etwas verstehen, denn sie müssen das Budget, die Rechnung und die Finanzausgaben als Mitglied einer Kollegialbehörde mitverantworten – auch gegenüber dem Steuerzahler. Dazu braucht es neben dem gesunden Menschenverstand und dem Verantwortungsbewusstsein ein minimales Grundwissen, das man im Laufe der Amtsdauer ausbauen kann, und die Kenntnis, was gewisse Begriffe bedeuten.

Im nachstehenden Glossar finden Sie eine Zusammenstellung und Erläuterung der wichtigsten Begriffe.

Begriffe

Abschreibungen

Eine Buchführungsmethode zur Erfassung des Wertverlustes von Investitionen. Das Finanzvermögen wird nach kaufmännischen Grundsätzen bewertet und bilanziert. Abschreibungen sind vorzunehmen, wenn Verluste oder wesentliche Wertminderungen eingetreten sind. Die Nettoinvestitionen des Verwaltungsvermögens werden in der Bestandesrechnung aktiviert und über mehrere Rechnungsjahre abgeschrieben betriebswirtschaftliche Methoden).

Abschreibungen müssen gemäss Anlagebuchhaltung budgetiert werden.

Aktiven

Setzen sich zusammen aus dem Finanz- und dem Verwaltungsvermögen.

Aufwand

Wertverminderung in einem Rechnungsjahr.

Der Aufwand bewirkt eine Abnahme des Reinvermögens (Eigenkapital) oder eine Zunahme des Fehlbetrages. Es gibt zwei Formen, nämlich Auszahlungen wie Löhne, Sachaufwendungen usw. oder buchmässige Belastungen wie z.B. interne Verrechnungen, Abschreibungen usw.

Ausgabe

Jede Ausgabe vermindert das Vermögen und beeinflusst den Mittelbedarf der Gemeinde (Steuern).

Ausgabenbewilligung

Die Gemeindeordnung bestimmt die Ausgabenkompetenzen von Schulpflege, Gemeindeversammlung und Urnenabstimmung.

Ausgabeneinheit «Einheit der Materie»

Die Kosten eines Vorhabens (z.B. Schulhausbau) dürfen nicht aufgeteilt werden (Landerwerb, Baukosten, Umgebungsarbeiten etc.), um die Kompetenzgrenzen zu umgehen. Verbot des «Ausgabensplittings».

Bauabrechnung

Bauvorhaben, für die mit Spezialbeschluss ein besonderer Kredit gesprochen wurde, müssen separat abgerechnet werden.

Bilanzfehlbetrag

Der Bilanzfehlbetrag besteht aus der das Vermögen übersteigenden Summe der Verpflichtungen (Passivenüberschuss). Er ist innert längstens 5 Jahren abzutragen.

Brutto-, Nettoprinzip

Brutto: Gesamtkosten (Schulhausbau);
Netto: finanzielle Belastung der Gemeinde (nach Abzug der Staatsbeiträge).

Die Ausgaben sind im Kanton Zürich grundsätzlich brutto zu bewilligen; Leistungen Dritter dürfen abgezogen werden, wenn sie verbindlich zugesichert und genau bezifferbar (Fr. oder %) sind.

Budget

Das Budget beinhaltet eine umfassende Darstellung aller zu erwartenden Aufwände und Erträge sowie Ausgaben und Einnahmen für das folgende Rechnungsjahr. Es dient der Planung und Lenkung der öffentlichen Aufgabenerfüllung sowie als Grundlage für die Bewilligung von Ausgaben.

Ist der Haushaltplan für ein Jahr und ist die Anweisung an Behörde und Verwaltung, diesen bezüglich Einnahmen und Ausgaben möglichst einzuhalten.

Budgetkredit

Ermächtigt die Schulpflege, die Rechnung für den im Budget bezeichneten Zweck bis zum budgetierten Betrag zu belasten.

Eigenkapital

Das Eigenkapital besteht aus jenem Vermögen (Aktiven), das die Summe der Verpflichtungen (Passiven) übersteigt.
Das Eigenkapital wird aufgeteilt in Fonds im EK / Vorfinanzierungen / Finanzpolitische Reserve und Zweckfreies Eigenkapital.

Einmalige, wiederkehrende Ausgaben

Bei den Ausgabenkompetenzen wird unterschieden zwischen einmaligen und jährlich wiederkehrenden Ausgaben.

Ertrag

Wertzufluss in einem Rechnungsjahr.

Er bewirkt eine Zunahme des Reinvermögens bzw. eine Abnahme des Bilanzfehlbetrages. Es gibt auch hier die zwei wesentlichen Formen, nämlich Einzahlungen wie Steuern, Gebühren, Mieterträge, Zinsen usw. und buchmässige Gutschriften wie interne Verrechnungen, Entnahmen aus Spezialfinanzierungen usw.

Finanzausgleich

Mit dem Finanzausgleich soll der Unterschied zwischen den reichen und den armen Gemeinden vermindert werden (vgl. Finanzausgleichsgesetz (FAG).

Finanz- und Aufgabenplanung

Der Finanz- und Aufgabenplan dient der mittelfristigen Planung und Steuerung der Finanzen und Aufgaben. Er soll nicht nur die verfügbaren Mittel auf die Gemeindeaufgaben abstimmen, sondern bildet ein wesentliches Instrument zur Steuerung einer zielorientierten Gemeindetätigkeit. Er wird vom Gemeindevorstand beschlossen und der Gemeinde zur Kenntnis gebracht. Alle Gemeinden sind verpflichtet einen Finanz- und Aufgabenplan zu erstellen.

Finanzvermögen

Das Finanzvermögen umfasst alle realisierbaren Aktiven, die ohne Verletzung einer öffentlich-rechtlichen Verpflichtung (d.h. ohne Beeinträchtigung der öffentlichen Aufgabenerfüllung) veräussert werden können. Darunter fallen somit alle Vermögensteile einer Gemeinde, die nicht für öffentliche Zwecke benötigt werden.

Gebundene Ausgabe

Ausgaben gelten als gebunden, wenn die Gemeinde durch übergeordnetes Recht, durch Gerichtsentscheide, durch Beschlüsse der zuständigen Gemeindeorgane oder durch frühere Beschlüsse zu ihrer Vornahme verpflichtet ist und ihr sachlich, zeitlich und örtlich kein erheblicher Entscheidungsspielraum bleibt.

Gemeindesteuerfuss

Wird zusammen mit dem Voranschlag festgelegt.

Globalbudget

Die Gemeinden sind befugt, für ganze Amtsstellen und Betriebe oder für bestimmte Aufgabenbereiche Globalbudgets festzusetzen.

Haushaltführung

Die allgemeinen Grundsätze dazu sind im Gesetz über Controlling und Rechnungslegung (CRG) festgelegt.

Haushaltkontrolle

Die Rechnungsprüfungskommission prüft alle Anträge von finanzieller Tragweite an die Gemeindeversammlung, insbesondere Voranschlag, Jahresrechnung und Spezialbeschlüsse. Falls die RPK kein Mitglied mit speziellen Fachkenntnissen hat, müssen für die finanztechnische Kontrolle externe Fachpersonen beigezogen werden.

Investition

Als Investitionen gelten jene Finanzvorfälle, mit denen bedeutende eigene oder subventionierte Vermögenswerte mit mehrjähriger Nutzungsdauer für öffentliche Zwecke geschaffen werden.

Investitions­rechnung

Die Investitionsrechnung enthält jene Finanzvorfälle (Einnahmen und Ausgaben), die bedeutende eigene oder subventionierte Vermögenswerte mit mehrjähriger Nutzungsdauer schaffen.

Investitionsfolgekosten

Jährliche Konsumausgaben als Folge einer Investition. Sie werden eingeteilt in Kapital-, personelle, betriebliche und indirekte Folgekosten.

Die Folgekosten gehören in die Erläuterungen des Kreditantrages.

Kreditüberschreitung

Reichen die bewilligten Kredite nicht aus, ist ein Zusatzkredit bzw. eine Ergänzungsbewilligung spätestens bei der Abrechnung einzuholen.

Kreisschreiben

Die Direktion der Justiz und des Innern hat Kreisschreiben zum Gemeindehaushalt erlassen (KSGH).

Objektkredit

Verpflichtungskredit für ein Einzelvorhaben

Passiven

Setzen sich zusammen aus dem Fremdkapital, aus Verpflichtungen für Sonderrechnungen und aus dem Eigenkapital.

Rahmenkredit

Verpflichtungskredit für ein Investitionsprogramm mit einem gemeinsamen, übergeordneten Zweck.

Rechnungsabnahme

Gehört zur Oberaufsicht durch die Gemeindeversammlung bzw. durch das Gemeindeparlament.

Rechnungsmodell(HRM)

Ist für alle Gemeinden verbindlich. Sonderregelungen bei Versuchen mit Globalbudgets.

Rechnungsprüfungskommission (RPK)

Die RPK der Politischen Gemeinde ist auch für die Schulgemeinde zuständig. Aufgaben siehe GG und VGH.

Teuerungsklausel

Ersetzt Ergänzungsbewilligung sowie nachträgliche Genehmigung der Kreditüberschreitung im Ausmass der teuerungsbedingten Mehrkosten.

Verfall von Voranschlags­krediten

Nicht benützte oder nicht voll ausgeschöpfte Voranschlagskredite verfallen mit dem Ende des Rechnungsjahres.

Verpflichtungs­kredit

Der Verpflichtungskredit gibt die Ermächtigung, bis zu einer bestimmten Summe, für einen bestimmten Zweck finanzielle Verpflichtungen einzugehen.
Er kann differenziert werden in:

Verwaltungsrechnung

Die Verwaltungsrechnung wird aufgeteilt in die Erfolgsrechnung und die Investitionsrechnung. Sie umfasst alle Aufwendungen und Erträge eines Kalenderjahres.

Verwaltungsvermögen

Vermögenswerte, die der Erfüllung der öffentlichen Aufgaben dienen (z.B. Schulhaus).

Voranschlag

Ist der Haushaltplan für ein Jahr und ist die Anweisung an Behörde und Verwaltung, diesen bezüglich Einnahmen und Ausgaben möglichst einzuhalten.

Voranschlagskredit

Ermächtigt die Schulpflege, die Rechnung für den im Voranschlag bezeichneten Zweck bis zum budgetierten Betrag zu belasten.

Lesen Sie in Ihrer Schulgemeindeordnung und in der Geschäftsordnung (evtl. auch Organisationsstatut) die Finanzkompetenzen nach (Stimmberechtigte an der Urne, Gemeindeversammlung, Schulpflege, Ausschüsse, Ressortverantwortliche, Schulpflegemitglied, Schulleitung) und merken Sie sich zumindest die Ausgabenkompetenz der Schulpflege und der Organe, denen Sie angehören. Lesen Sie die Bestimmungen des Gemeindegesetzes durch (Teil 4, §§ 84–150). Wenn Sie etwas nicht verstehen, was Ihnen wichtig erscheint, leihen Sie sich im Schulsekretariat den Kommentar zum Gemeindegesetz aus und lesen Sie nach. Lassen Sie sich die letzte Jahresrechnung der Schulgemeinde geben und erklären. Überlegen Sie, welches der Finanzspielraum der Schulpflege bei den verschiedenen Positionen ist. Scheuen Sie sich nicht, in der Schulpflegesitzung nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstehen.

Weiterführende Informationen

Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich: Handbuch über das Rechnungswesen der Zürcherischen Gemeinden. Zürich

T. Jaag, M. Rüssli, V. Jenni (Hrsg.): Kommentar zum Zürcher Gemeindegesetz und zu den politischen Rechten in den Gemeinden. Zürich: 2017

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