Aufgben der Schulpflege

Externe Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit

Die Schule ist eine öffentliche Institution

Die externe Kommunikation liegt grundsätzlich in der Verantwortung der Schulpflege. So ist beispielsweise die Aufgabe «Information der Öffentlichkeit» im Volksschulgesetz (§ 42) der Schulpflege im Rahmen ihrer Funktion (Leitung und Beaufsichtigung der Schule) zugeordnet. Die Kantonsverfassung postuliert in Art. 49 eine Transparenzpflicht der Behörden gegenüber der Öffentlichkeit und das Informations- und Datenschutzgesetz schreibt vor, dass die Behörde den Umgang mit Informationen nach dem Öffentlichkeits- und Transparenzprinzip gestaltet (§ 4 IDG).


Art. 17 KV: «Jede Person hat das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.»

Art. 49 KV: «Die Behörden informieren von sich aus und auf Anfrage über ihre Tätigkeit, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.»

§ 4 IDG: «Das öffentliche Organ gestaltet den Umgang mit Informationen so, dass es rasch, umfassend und sachlich informieren kann.»


Diese Grundsätze leiten die Öffentlichkeitsarbeit der Behörde. Schulpflege ist ein politisches Amt, und Öffentlichkeitsarbeit gehört untrennbar zur Aufgabe der Behörde. Sie hilft, das wichtigste Ziel von Politik zu erreichen: Mehrheiten für Projekte zu finden. Öffentlichkeitsarbeit erschöpft sich aber keineswegs in Medienarbeit bzw. Medienpräsenz; sie geht weit darüber hinaus. Gerade im dörflichen und kleinstädtischen Leben gibt es noch viele andere Kommunikationskanäle, formelle und informelle, die ebenso wichtig (wenn nicht sogar wichtiger) sind als Medien: Nachbarschaft, Eltern, Stimmbürgerinnen und Stimmbürger, Parteien, Vereine, Interessengruppen (Kirchen, Quartiere, Initiativgruppen usw.), unorganisierte Pressuregroups (Alteingesessene, Neugezogene, Ausländerinnen und Ausländer, usw.). Art und Stil der öffentlichen Auftritte von Behörden – etwa an der Schulgemeindeversammlung, bei einer Schulhauseinweihung oder in einem Flugblatt – sind wichtige Elemente der Öffentlichkeitsarbeit.

Ohne eine langfristige Kommunikationsstrategie kommt eine Schulbehörde auf die Dauer nicht aus. Die beiden wichtigsten Kriterien der Öffentlichkeitsarbeit sind Konzept und Kontinuität.
Kommunikation als wichtiger Teil der Führung

Öffentlichkeitsprinzip und Transparenzprinzip

Heute sind wesentliche rechtliche Neuerungen zu beachten. Die Kantonsverfassung vom 27. Februar 2005 hat das Öffentlichkeitsprinzip statuiert. Nachdem bisher amtliche Dokumente grundsätzlich dem Amtsgeheimnis unterstanden, solange sie nicht publiziert oder freigegeben wurden, hat nun jede Person das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen (Art. 17 KV). Konkretisiert wird dies im Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) vom 12. Februar 2007. Dieses schreibt dem öffentlichen Organ den raschen, umfassenden und sachlichen Umgang mit Informationen vor (§ 4 IDG). Das Verwaltungshandeln muss nachvollziehbar sein, um die Rechenschaftsfähigkeit zu gewährleisten (§ 5 IDG). Das öffentliche Organ informiert von sich aus über seine Tätigkeiten von allgemeinem Interesse, über seine Organisation und Ansprechpartner (§ 14 IDG). Es nimmt nach Möglichkeit Rücksicht auf die Bedürfnisse der Medien (§ 15 IDG). Das Gesetz definiert andererseits die Grenzen der Transparenz mit dem Schutz der Personendaten.
Der Datenschutz

Die heutigen Möglichkeiten der Informationstechnologie, von denen inzwischen auch die Gemeinden und Schulen mit der Gestaltung ihrer Homepage regen Gebrauch machen, können die gesetzlichen Anforderungen nach der regelmässigen, aktiven Information weitgehend abdecken. Für die Informationspolitik in besonderen Situationen (Krisen) ist ein Informationskonzept, wie unten erläutert, unerlässlich. Auch hier gibt das IDG weitere Anhaltspunkte (z.B. § 14 Abs. 3).

Konzept

Kommunikation darf nicht dem Zufall überlassen werden. Eine gezielte, kontrollierte und bewusste Kommunikation sowie klare Abläufe und Kompetenzzuordnungen erleichtern einen effizienten, reibungslosen Betrieb und die Führung der Schule. Ein sorgfältig erarbeitetes Kommunikationskonzept ist die Grundlage einer professionellen Kommunikation - vorausgesetzt, die Inhalte des Konzepts sind allen bekannt, werden gelebt und periodisch den spezifischen lokalen Bedürfnissen angepasst.
Kommunikationskonzept

Kontinuität

«Steter Tropfen höhlt den Stein.» Der Informationsfluss muss in einem vernünftigen Zeittakt (Vorschlag: alle 2 Monate) aufrechterhalten werden, auch wenn es wenig zu erzählen gibt (dann auch Routinesachen wie Skilager, Ferien etc.). Dass sich die Schule meldet, ist schon ein Wert an sich. Auf diese Weise markieren Schule und Schulbehörde unauffällig, aber stetig Präsenz in der massgebenden Öffentlichkeit. Die Leute beginnen die Mitteilungen zu erwarten. Sie fassen Vertrauen. Und Vertrauen ist die Voraussetzung für Verständnis und Gefolgschaft.

Handeln Sie wie die Feuerwehr. Üben Sie, wenn es nicht brennt: das heisst, in ruhigen Zeiten Medienbeziehungen aufbauen und Kataster anlegen.

Umgang mit Medien

Medienanarbeit sollte auch von Schulen als kontinuierliche Prozess der Öffentlichkeitsarbeit - letztlich der Imagepflege - gesehen werden. Frei nach dem Grundsatz «Tu Gutes und rede darüber» (Georg-Volkmar Graf Zedtwitz-Arnim) kann mit einer regelmässige Zusammenarbeit mit den Medien Beziehungen aufgebaut und Vertrauen geschaffen werden. Die Schule bietet eine Fülle von Geschichten für die der oder die aufmerksame Medienverantwortliche insbesondere bei den Lokalmedien dankbare Abnehmer findet. Öffentlichkeitsarbeit ist aber selten ganz erfolgreich und nie ganz erfolglos. Es gilt deshalb, gewisse Regeln und Grundsätze zu beachten.
Umgang mit Medien

Krisensituationen meistern

Es passiert etwas Unerwartetes, etwas Schreckliches, möglicherweise etwas Erschütterndes. Die Drähte glühen. Krisensituationen sind geprägt durch Hektik, Stress und emotional schwierigen Situationen. In diesem Umfeld schnell, effizient und richtig zu reagieren ist für alle Beteiligten eine grosse Herausforderung. Ein Krisenkonzept mit klaren Handlungsanweisungen, geregelten Abläufe, vorher bestimmten Zuständigkeits- und Kompetenzzuweisungen und vorbereitet Unterlagen hilft, die Handlungsfähigkeit des «Systems» zu erhalten und die Situation möglichst schnell in den Griff zu kriegen. Insbesondere auch im Bereich Kommunikation hilft eine gute Vorbereitung, professionell zu reagieren und Fehler zu vermeiden.
Kommunikation in Krisen

Weiterführende Informationen

Bildungsdirektion Volksschulamt: Handreichung Informations- und Datenschutzgesetz (IDG). 1. Auflage April 2009. Bezug als Download von der Website des Volksschulamts, www.vsa.zh.ch > Schulrecht & Finanzen > Datenschutz und Archivierung

Nandbuch Schulqualität: 6.10 Pflege der Aussenkontalte

Bruno Fuchs: Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit in der Schule, Ein Leitfaden für Schulbehörden, Schulleitungen und schulische Medienbeauftragte, Zürich: Orell Füssli Verlag, 2009

Download PDF